Chữ ký số đang dần trở thành yếu tố “bắt buộc” trong hoạt động quản lý, vận hành và giao dịch của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam. Cùng với sự phát triển của công nghệ và xu hướng số hóa toàn diện, pháp luật về chữ ký số cũng liên tục được điều chỉnh nhằm đáp ứng thực tiễn.

Năm 2025, một loạt quy định pháp lý mới về chữ ký số chính thức có hiệu lực. Vậy chữ ký số là gì? Pháp luật hiện hành quy định ra sao? Và người dùng cần lưu ý điều gì khi áp dụng? Hãy cùng ICORP làm rõ ngay sau đây.

Chữ ký số là gì theo quy định pháp luật?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số được định nghĩa là một dạng chữ ký điện tử, được tạo lập bằng phương pháp mã hóa và có khả năng xác định danh tính của người ký cũng như đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu được ký.

Khác với chữ ký tay thông thường, chữ ký số hoạt động trên nền tảng công nghệ, sử dụng cặp khóa mã hóa gồm khóa công khai (public key) và khóa bí mật (private key). Khi người dùng ký số một tài liệu, phần mềm sẽ sử dụng khóa bí mật để mã hóa thông tin. Bên nhận có thể xác thực nội dung và danh tính của người ký thông qua khóa công khai đi kèm.

Đây là cơ chế giúp ngăn chặn việc giả mạo chữ ký, đồng thời đảm bảo rằng nội dung sau khi ký sẽ không bị thay đổi hay chỉnh sửa.

Các văn bản pháp luật điều chỉnh chữ ký số mới nhất

Tính đến năm 2025, hệ thống pháp luật Việt Nam đã có nhiều điều chỉnh nhằm hoàn thiện hành lang pháp lý cho chữ ký số. Một số văn bản quan trọng bao gồm:

• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (có hiệu lực từ 01/7/2024): Là bản luật sửa đổi toàn diện, cập nhật các quy định mới nhất về giao dịch số, chữ ký số, định danh điện tử.

• Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành Luật Giao dịch điện tử 2005, vẫn còn hiệu lực với các quy định chưa bị thay thế.

• Thông tư 06/2015/TT-BTTTT: Quy định kỹ thuật và chứng thực chữ ký số, hướng dẫn về chứng thư số, thiết bị lưu trữ, quy trình cấp – thu hồi.

• Các văn bản chuyên ngành như Thông tư 78/2021/TT-BTC (về hóa đơn điện tử), Thông tư 95/2016/TT-BTC (về mã số thuế), Thông tư 05/2021/TT-BYT (về hồ sơ BHXH điện tử),... đều có nhắc đến vai trò và yêu cầu bắt buộc của chữ ký số trong quy trình xử lý dữ liệu điện tử.

Giá trị pháp lý của chữ ký số theo Luật Giao dịch điện tử 2023

Theo Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử 2023, một chữ ký điện tử (bao gồm cả chữ ký số) được xem là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1. Có khả năng xác định người ký văn bản hoặc dữ liệu.

2. Được tạo ra và liên kết chặt chẽ với người ký, không thể bị giả mạo.

3. Không bị thay đổi sau khi đã ký lên dữ liệu.

4. Được thực hiện trên hệ thống bảo đảm an toàn, được pháp luật công nhận.

Như vậy, một hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ khai thuế, văn bản hành chính, nếu được ký số hợp lệ theo quy định này, thì có giá trị pháp lý tương đương với văn bản có chữ ký tay và con dấu.

Khi nào bắt buộc phải sử dụng chữ ký số?

Theo các quy định mới và hướng dẫn từ Bộ Tài chính, Bộ Công thương, Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, chữ ký số là bắt buộc trong các trường hợp sau:

• Phát hành hóa đơn điện tử (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC)

• Nộp hồ sơ khai thuế điện tử trên hệ thống eTax

• Nộp báo cáo tài chính, kê khai phí, lệ phí qua mạng

• Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử (eBHXH)

• Khai báo hải quan điện tử

• Ký kết hợp đồng điện tử, giao dịch ngân hàng online

Bên cạnh đó, các giao dịch nội bộ như phê duyệt báo cáo, ký thông báo, quyết định cũng đang được số hóa dần thông qua nền tảng hợp đồng điện tử hoặc workflow kết hợp chữ ký số.

Những đổi mới pháp lý đáng chú ý năm 2025

🔹 1. Tích hợp chữ ký số với định danh điện tử VNeID

Theo định hướng của Chính phủ, chữ ký số cá nhân có thể tích hợp trực tiếp với CCCD gắn chip hoặc tài khoản định danh điện tử (VNeID). Điều này cho phép người dân ký số ngay trên điện thoại, không cần thiết bị USB Token.

🔹 2. Thúc đẩy triển khai Mobile CA

Mobile CA là dịch vụ chữ ký số di động, cho phép người dùng ký số mọi lúc mọi nơi chỉ với điện thoại. Đây là xu hướng toàn cầu, hiện đã bắt đầu được Bộ Thông tin & Truyền thông thúc đẩy triển khai mạnh tại Việt Nam trong năm 2025.

🔹 3. Tăng cường xử lý vi phạm

Các hành vi như giả mạo chữ ký số, sử dụng chữ ký số không phép, cấp chứng thư sai quy trình sẽ bị xử lý nghiêm theo Luật An toàn thông tin mạng và các văn bản liên quan. Đây là nỗ lực nhằm tạo môi trường số minh bạch, an toàn.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số

• Kiểm tra nhà cung cấp có giấy phép hợp lệ do Bộ TTTT cấp (CA chính thức).

• Không chia sẻ mã PIN của USB Token hoặc tài khoản Mobile CA.

• Kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký, vì sau khi ký thì tài liệu sẽ được mã hóa và không thể sửa.

• Gia hạn chứng thư số đúng hạn, thường từ 1 – 3 năm.

• Chỉ ký trên phần mềm, hệ thống bảo mật, tránh ký số trên nền tảng không rõ nguồn gốc.

Tổng kết

Năm 2025 là năm bản lề cho việc hoàn thiện khung pháp lý về chữ ký số tại Việt Nam. Từ Luật Giao dịch điện tử 2023 đến các chính sách về định danh số, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử,... chữ ký số ngày càng đóng vai trò then chốt trong hệ thống pháp lý số.

Việc cập nhật đầy đủ các quy định mới sẽ giúp doanh nghiệp và người dùng đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời khai thác hiệu quả sức mạnh của công nghệ trong quản trị, giao dịch và phát triển kinh doanh.

Nếu cần tư vấn thêm về chữ ký số hay hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

• Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Hotline: 1900 0099 
• Tel: 08.7999.7999
• Website: https://dichvuchukyso.vn/