Trong bối cảnh chuyển đổi số đang bùng nổ tại Việt Nam, hóa đơn điện tử đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Đây là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ hoàn toàn bằng phương tiện điện tử mà không cần đến giấy in truyền thống. Với tính hợp pháp, giá trị sử dụng và khả năng lưu trữ lâu dài, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy nhờ sự tiện lợi và tính minh bạch cao. Đặc biệt, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn là yếu tố giúp doanh nghiệp khẳng định sự chuyên nghiệp và hội nhập số hóa toàn diện.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện điện tử. Không giống như hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử được tạo lập bằng phần mềm chuyên dụng, có mã xác thực của cơ quan thuế và được lưu trữ online.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử từ năm 2022. Đến năm 2025, việc quản lý và sử dụng HĐĐT càng trở nên quan trọng hơn trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp.

2. Lợi ích vượt trội khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang đến hàng loạt lợi ích rõ rệt mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể cảm nhận ngay từ khi triển khai. Trước hết, chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn truyền thống sẽ được cắt giảm triệt để, mang lại hiệu quả tài chính đáng kể. Hơn nữa, hóa đơn điện tử giúp việc quản lý, tra cứu và thống kê trở nên nhanh chóng, chính xác và minh bạch hơn. Với các tính năng bảo mật cao như mã hóa, ký số và lưu trữ an toàn, doanh nghiệp có thể yên tâm về tính toàn vẹn và chống giả mạo hóa đơn. Đồng thời, hệ thống hóa đơn điện tử còn dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, ERP hoặc CRM, tạo nên một hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hiện đại, liền mạch và hiệu quả.

3. Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử 2025

Bắt đầu từ năm 2025, theo lộ trình của Tổng Cục Thuế, các doanh nghiệp sẽ phải đáp ứng một số tiêu chuẩn quan trọng:

• Tất cả hóa đơn phải có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp được miễn).

• Ký số bắt buộc đối với các hóa đơn.

• Doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm đạt chuẩn tích hợp với hệ thống của Tổng Cục Thuế.

• Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

4. Cách triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp

Để triển khai HĐĐT một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên thực hiện theo các bước sau:

✅ Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
✅ Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín.
✅ Bước 3: Tích hợp phần mềm hóa đơn với hệ thống kế toán và bán hàng.
✅ Bước 4: Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm HĐĐT.
✅ Bước 5: Kiểm tra, chạy thử và bắt đầu phát hành hóa đơn chính thức.

5. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử để tránh rủi ro

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng đòi hỏi sự cẩn trọng để tránh vi phạm quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần tuyệt đối không lập hóa đơn sai thời điểm, sai mã số thuế, hoặc phát hành hóa đơn khi chưa có hàng hóa/dịch vụ. Mỗi hóa đơn sau khi phát hành phải được lưu trữ đúng định dạng, tránh chỉnh sửa thủ công và đảm bảo có đầy đủ thông tin cần thiết như ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã cơ quan thuế. Ngoài ra, việc sao lưu định kỳ dữ liệu hóa đơn dưới nhiều hình thức (cloud, ổ cứng nội bộ, hệ thống đối tác) sẽ giúp đảm bảo an toàn thông tin, tránh mất mát hoặc rủi ro khi xảy ra sự cố kỹ thuật.

6. Tại sao doanh nghiệp nên triển khai hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt?

Việc chậm trễ trong chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc kết nối với hệ thống thuế quốc gia, mất uy tín với đối tác, và ảnh hưởng đến quá trình thanh toán, xuất hàng. Ngược lại, doanh nghiệp chủ động triển khai sớm sẽ có nhiều thời gian hơn để làm quen với hệ thống, tối ưu quy trình, cũng như có cơ hội tùy chỉnh phần mềm phù hợp với đặc thù vận hành. Bên cạnh đó, việc áp dụng hóa đơn điện tử từ sớm còn thể hiện tầm nhìn chiến lược trong quá trình chuyển đổi số và tăng khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế số đang ngày một phát triển mạnh mẽ.

Tổng kết

Hóa đơn điện tử không chỉ là một xu hướng tạm thời mà là tương lai của nền quản trị doanh nghiệp hiện đại. Việc hiểu rõ khái niệm, nắm bắt các quy định mới và triển khai đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ vận hành hiệu quả mà còn tạo dựng niềm tin, uy tín với khách hàng và đối tác. Hãy xem hóa đơn điện tử là một bước chuyển mình chiến lược thay vì gánh nặng bắt buộc, để bạn có thể vững vàng bứt phá trong hành trình chuyển đổi số toàn diện.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

• Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Hotline: 1900 0099 
• Tel: 08.7999.7999
• Website: https://dichvuchukyso.vn