Việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp, nhưng nếu không nắm rõ quy trình, quy định hoặc thao tác sai, doanh nghiệp có thể dễ dàng mắc phải các lỗi như phát hành sai thời điểm, ghi sai thông tin, trùng số hóa đơn, lưu trữ không đúng cách hay gửi hóa đơn không hợp lệ cho khách hàng. Những sai lầm này không chỉ ảnh hưởng đến tính pháp lý của hóa đơn mà còn có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính, làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và gây mất uy tín với đối tác. Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hóa đơn điện tử, đi kèm hướng dẫn phòng tránh hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp vận hành đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và nâng cao năng lực quản lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả.

1. Giới thiệu

Việc triển khai hóa đơn điện tử là một bước đi tất yếu trong lộ trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, đồng thời cũng là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật hiện hành. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp mới – vẫn mắc phải những lỗi phổ biến, dẫn đến các rủi ro pháp lý hoặc ảnh hưởng đến quá trình xuất hóa đơn, lưu trữ, và báo cáo thuế. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện những sai lầm thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và đưa ra giải pháp phòng tránh hiệu quả.

2. Sai lầm thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không đơn giản chỉ là thao tác lập – ký – gửi, mà còn yêu cầu doanh nghiệp hiểu rõ về quy trình, quy định và kỹ thuật triển khai. Dưới đây là các lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải – đặc biệt là trong giai đoạn đầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử:

2.1. Lập hóa đơn sai thời điểm

Nhiều kế toán lập hóa đơn khi chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu hoặc phát hành sau thời hạn quy định, ví dụ như xuất hóa đơn trước khi giao hàng, trước khi cung cấp dịch vụ hoặc sau nhiều ngày hoàn tất nghĩa vụ. Điều này dễ dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính, ảnh hưởng đến hồ sơ kế toán – thuế.

Cách phòng tránh: nắm chắc các quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, thiết lập quy trình đối chiếu giữa thời điểm giao dịch – nghiệm thu và thời điểm phát hành hóa đơn. Sử dụng phần mềm có tính năng nhắc nhở hoặc báo lỗi khi phát hành sai ngày.

2.2. Ghi sai hoặc thiếu thông tin trên hóa đơn

Lỗi này thường xảy ra do nhập thủ công hoặc thiếu kiểm tra trước khi ký. Các thông tin dễ bị sai sót như:

• Sai mã số thuế, tên khách hàng, địa chỉ

• Ghi nhầm đơn giá, số lượng, thuế suất

• Thiếu các trường bắt buộc như mã hóa đơn, ký hiệu, mã cơ quan thuế (nếu có mã)

Cách phòng tránh: thiết lập hệ thống kiểm tra dữ liệu trước khi phát hành. Sử dụng mẫu hóa đơn có trường dữ liệu cố định, dễ kiểm soát. Luôn kiểm tra chéo thông tin khách hàng theo hợp đồng hoặc trên hệ thống thuế.

2.3. Trùng số hóa đơn hoặc sai thứ tự

Khi doanh nghiệp không quản lý tốt quy trình đánh số hóa đơn, có thể dẫn đến việc trùng số, nhảy số không liên tục, hoặc bỏ sót số hóa đơn. Đây là lỗi nghiêm trọng và rất dễ bị phát hiện khi thanh tra thuế.

Cách phòng tránh: chỉ định người có quyền phát hành hóa đơn và kiểm soát kho số hóa đơn. Sử dụng phần mềm có tính năng tự động đánh số tuần tự, có nhật ký kiểm tra từng lần phát hành.

2.4. Phát hành hóa đơn nhưng không gửi đúng cách cho người mua

Nhiều doanh nghiệp vẫn gửi hóa đơn qua zalo, hình ảnh chụp, hoặc file PDF không đính kèm bản XML. Điều này khiến hóa đơn không đủ tính pháp lý, người mua không kê khai được thuế.

Cách phòng tránh: gửi hóa đơn qua email chính thức hoặc cổng tra cứu hóa đơn có xác thực. Luôn gửi cả file XML và PDF để khách hàng tra cứu và sử dụng đúng chuẩn.

2.5. Không lưu trữ hóa đơn đúng quy định

Một số doanh nghiệp vẫn lưu hóa đơn rải rác trong máy tính, ổ cứng cá nhân, hoặc không có bản sao lưu. Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc mất dữ liệu, doanh nghiệp dễ gặp rắc rối.

Cách phòng tránh: lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây, có sao lưu định kỳ, sử dụng giải pháp lưu trữ đạt chuẩn bảo mật và dễ tra cứu theo năm, kỳ, số hóa đơn.

2.6. Không thông báo phát hành hóa đơn đúng quy trình

Trước khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thông báo phát hành và đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế. Một số doanh nghiệp quên thao tác này, dẫn đến hóa đơn bị vô hiệu hoặc không hợp lệ khi kê khai.

Cách phòng tránh: luôn thực hiện bước đăng ký mẫu hóa đơn điện tử thông qua cổng điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu thay đổi mẫu hóa đơn hoặc thông tin, cần cập nhật lại thông báo phát hành kịp thời.

3. Lời khuyên cho doanh nghiệp

✅ Đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán và quản trị hệ thống về quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử.
✅ Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chứng nhận, có tính năng tự động kiểm tra, đồng bộ dữ liệu và cảnh báo lỗi.
✅ Thường xuyên sao lưu dữ liệu hóa đơn, tạo quy trình kiểm tra và phê duyệt trước khi phát hành.
✅ Đăng ký tư vấn chuyên nghiệp từ các đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín nếu chưa có kinh nghiệm triển khai.

4. Kết luận

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy trình và quy định, các sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến từng bước trong quá trình lập, phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử. Chủ động phòng tránh những sai lầm phổ biến chính là cách để vận hành hiệu quả và phát triển bền vững trong thời đại số.

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP

• Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
• Hotline: 1900 0099 
• Tel: 08.7999.7999
• Website: https://dichvuchukyso.vn