Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không mã của cơ quan thuế. Lựa chọn loại hóa đơn phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tuân thủ pháp luật.

1. Hóa đơn điện tử có mã và không mã là gì?

Trong hệ thống hóa đơn điện tử hiện hành, có hai loại hóa đơn được sử dụng phổ biến là: hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế. Đây là hai hình thức được quy định rõ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, nhằm giúp cơ quan quản lý thuế dễ dàng giám sát, đồng thời vẫn tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được lập bởi tổ chức, doanh nghiệp nhưng trước khi gửi đến người mua, hóa đơn này phải được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực. Sau khi có mã, hóa đơn mới được phát hành chính thức. Trong khi đó, hóa đơn điện tử không có mã là loại mà doanh nghiệp được tự lập, ký số và gửi trực tiếp đến người mua không cần thông qua bước xác thực mã từ cơ quan thuế, áp dụng cho những đối tượng có rủi ro thuế thấp theo quy định.

2. So sánh chi tiết hóa đơn điện tử có mã và không có mã

So sánh chi tiết hóa đơn điện tử có mã và không có mã

3. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử hiện nay được chia thành hai loại chính là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã: 

🔸 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

✅ Là hóa đơn được gửi lên hệ thống của cơ quan thuế để lấy mã xác thực trước khi gửi cho người mua.
✅ Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp mã, đảm bảo độ minh bạch và chống gian lận.
✅ Thường áp dụng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc thuộc nhóm có rủi ro cao về thuế.

🔸 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

✅ Là hóa đơn do doanh nghiệp tự lập và gửi trực tiếp cho người mua, không cần mã xác thực của cơ quan thuế.
✅ Doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn định kỳ lên hệ thống thuế.
✅ Áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, uy tín, có hạ tầng công nghệ và được cơ quan thuế đánh giá rủi ro thấp.

4. Doanh nghiệp nên chọn hóa đơn điện tử có mã hay không mã?

Việc lựa chọn loại hóa đơn điện tử phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, quy mô, lĩnh vực hoạt động cũng như mức độ tuân thủ thuế của doanh nghiệp trong quá khứ. Nếu bạn là doanh nghiệp mới thành lập, có quy mô nhỏ, hoặc nằm trong nhóm rủi ro cao, thì hóa đơn có mã là bắt buộc. Ngược lại, nếu doanh nghiệp bạn đã có hệ thống quản trị tốt, minh bạch và được đánh giá rủi ro thấp từ cơ quan thuế thì có thể sử dụng hóa đơn không có mã để tối ưu quy trình xuất hóa đơn.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lớn vẫn lựa chọn sử dụng hóa đơn có mã để tăng tính minh bạch với đối tác và dễ dàng kiểm tra đối chiếu sau này. Vì vậy, không có câu trả lời “một loại tốt nhất cho tất cả”, mà cần cân nhắc kỹ dựa trên ngành nghề kinh doanh, mức độ tự động hóa hệ thống, và quy định của cơ quan thuế.

5. Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng từng loại hóa đơn

• Với hóa đơn có mã, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống kết nối ổn định với cổng tiếp nhận của cơ quan thuế, vì thời gian xử lý có thể ảnh hưởng đến tốc độ xuất hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

• Với hóa đơn không có mã, kế toán viên và người quản lý cần có quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, vì mọi hóa đơn đều được doanh nghiệp chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp nếu xảy ra sai sót hay gian lận.

• Dù sử dụng loại nào, doanh nghiệp cũng phải báo cáo định kỳ về hóa đơn phát hành, đảm bảo thông tin được lưu trữ an toàn trong vòng 10 năm theo đúng quy định của Luật Kế toán.

Kết luận

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã đều mang lại những ưu điểm riêng và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần đánh giá đúng vị thế của mình để lựa chọn hình thức phù hợp nhất, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tối ưu vận hành và nâng cao uy tín trong mắt khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Nếu bạn chưa chắc chắn nên chọn loại nào, hãy trao đổi với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc chuyên viên tư vấn thuế để có hướng đi phù hợp và hiệu quả nhất.

Liên hệ: CÔNG TY CỔ PHẦN ICORP
Địa chỉ: Số 32/21 Phố Trương Công Giai, Phường Dịch Vọng, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Tổng đài HTKH: 1900 0099 | Tel: 08.7999.7999
Website: https://dichvuchukyso.vn